Вопрос: Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности
водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт
только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого
листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-
го числа сроком действия на один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о
документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых
сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс)
в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные
и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса,
убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка
которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления
деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного
и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе,
применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском
учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы,
форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты,
поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата
России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной
документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические
лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации
автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей,
специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных
организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа
либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных
материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью,
чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет
отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист,
составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы
налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме
путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже
отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение
обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации
о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля
сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и
отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих
реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные
налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
20.02.2006
|
